Online boekhouden, hoe doet u dat?

Met online boekhouden regelt u al uw administratieve zaken online. U maakt dus geen gebruik van papieren afschriften, facturen en rondslingerende bonnetjes en ook niet van ordners en klappers. Binnen de online omgeving wordt uw gehele administratie opgesteld, bijgewerkt en bewaard. U maakt gebruik van een boekhoudprogramma. Hier zijn verschillende versies in te vinden en het is soms even zoeken naar het juiste en geschikte boekhoudprogramma. Belangrijk is dat het programma op uw persoonlijke wensen en eisen is afgesteld. Zo kunt u een kleine boekhouding hebben waar niet veel tijd in gaat zitten, maar ook kan uw boekhouding enorm groot en complex zijn. Ook kunt u particulier of zakelijk boekhouden, of deze twee samen doen binnen één boekhoudprogramma.\r\n\r\nDe voordelen van online boekhouden\r\nWie online de boekhouding of administratie regelt bespaart hiermee veel tijd en dus ook geld. Alle administratie kan met een online boekhoudprogramma geregeld en bijgehouden worden. Dus niet alleen de boekhouding, maar ook het bijhouden en verwerken van facturen, crediteuren en debiteuren, de salarisadministratie, belastingaangiftes en nog veel meer. Ook zijn de meeste boekhoudprogramma’s eenvoudig in gebruik. Hierdoor is ervaring en kennis met bedrijfssoftware niet nodig. Online boekhouden wordt steeds meer toegepast en zal in de toekomst de traditionele boekhouding volledig vervangen. Vaak wordt het boekhoudprogramma ondersteunt door of via een accountant. Deze kan soms meekijken binnen het programma en zo advies geven of de boekhouding bijsturen. Dit kan nare problemen achteraf voorkomen. In sommige gevallen is het zelfs mogelijk om via de smartphone het programma te bekijken.\r\n\r\nNadelen\r\nVoor sommige ondernemers of particulieren kan een online boekhouding een drempel zijn. Het kan wat tijd kosten om te leren omgaan met het programma. Wanneer de omgeving of verbinding niet goed beveiligd is kunnen gegevens onbedoeld ergens anders terecht komen. Het inscannen van bijvoorbeeld facturen of andere papieren gegevens kan wat tijd kosten. Inzicht in de cijfers is met de online boekhouding altijd mogelijk, maar hier is wel een internetverbinding voor nodig. Wanneer deze wegvalt, zijn ook de gegevens niet beschikbaar. Wanneer u overstapt op een online boekhouding moeten al uw gegevens overgeschreven worden vanuit uw oude systeem. Dit kan tijd kosten. Daarnaast is een boekhoudprogramma altijd een investering die zichzelf terug moet gaan verdienen.\r\n\r\nWaar op te letten\r\nOverweegt u om uw boekhouding online te gaan doen? Dan is het belangrijk om op een aantal zaken te letten. Sommige boekhoudkundige programma’s kunnen gedurende een bepaalde periode gratis uitgeprobeerd worden. Daarnaast is het belangrijk om te bekijken of er ondersteuning aanwezig is. Dit kan via de aanbieder, maar ook via de eigen accountant. De verbinding moet altijd beveiligd of versleuteld zijn om uw gegevens goed te beschermen. Let u ook op de mogelijkheden met betrekking tot bijvoorbeeld de btw-aangifte of koppelingen met banken. Het programma moet volledig op uw specifieke wensen aan kunnen sluiten. Vaak is er keuze uit verschillende pakketten die zowel in mogelijkheden als ook in prijs uiteenlopen.\r\n\r\nVerschillen tussen aanbieders\r\nOnline boekhouden wordt door verschillende aanbieders in verschillende vormen en tegen uiteenlopende prijzen aangeboden. Belangrijk is om deze goed met elkaar te vergelijken. Bedenk wat uw wensen zijn en wat uw verwacht van een online boekhouding. Bekijk de voorwaarden van de aanbieder goed. Kan deze bijvoorbeeld aansprakelijk worden gesteld wanneer uw gegevens verloren gaan door calamiteiten? Uw zaken dienen vooraf goed geregeld te worden.